Incluir a los trabajadores en un grupo de Whatsapp no vulnera la normativa de protección de datos

La Agencia Española de Protección de Datos (en adelante AEPD), organismo público encargado de velar por el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos, ha archivado una reclamación presentada por un trabajador en relación a la inclusión del mismo en un grupo de WhatsApp, junto con otros trabajadores, para coordinar sus tareas.

En concreto, lo que al trabajador pareció no convencer es que se le incluyera sin su consentimiento en dos grupos de WhatsApp donde se publicaban datos relativos a las rutas de reparto, las personas que las realizaban, las horas, la ubicación de las furgonetas al terminar la jornada laboral y diversa información sobre el trabajo (estamos ante una empresa de mensajería). Todos los integrantes de los grupos tenían acceso a esta información de los demás compañeros. Además, según afirmaba, en los citados grupos se publicaba toda la información que necesitaban para desarrollar su actividad laboral, por esa razón no podía salirse de ellos.

Por su parte, la empresa afirmaba que la utilización de dispositivos móviles y sus herramientas (en este caso, WhatsApp) como medio de comunicación interno entre la misma y sus trabajadores es imprescindible para su trabajo. Dicho trabajo, se realiza fuera de la sede laboral, al consistir en un reparto y entrega de paquetería en los domicilios de los destinatarios.

Además, la empresa resaltó que no había recibido de ningún trabajador solicitud o reclamación alguna respecto a su inclusión en los grupos de WhatsApp de la empresa. De igual forma, y como medida preventiva, la empresa informó expresamente a sus trabajadores de la utilización de WhatsApp, solicitando autorización expresa (con el objeto de evitar conflictos o situaciones no deseadas), para así utilizar sin problema esta vía de comunicación en los asuntos relacionados con el contrato de trabajo, condiciones laborales, organización y desarrollo de tareas y reparto, incluyendo en el grupo, datos como su nombre, apellidos o número de teléfono, entre otros.

Dicho esto, ¿qué opina la AEPD sobre incluir a los trabajadores en un grupo de WhatsApp? Pues bien, la AEPD establece que no es necesario obtener el consentimiento del trabajador para la inclusión de su teléfono particular en un grupo de WhatsApp.

Para justificar su decisión, en primer lugar, nos recuerda que existen los “principios relativos al tratamiento de datos de carácter personal” que se regulan en el artículo 5 del Reglamento Europeo de Protección de datos (RGPD). Este artículo lo que nos dice básicamente es que los datos siempre deben ser utilizados: de manera lícita, leal y transparente, recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario (minimización de datos), exactos y, si fuera necesario, actualizados (exactitud), mantenidos no más tiempo del necesario y utilizados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada (integridad y confidencialidad).

En ese sentido, la AEPD entiende que para este caso concreto se respetan los principios establecidos en el artículo 5 del RGPD, ya que los datos que se utilizan son los mínimos necesarios para la organización del trabajo particular llevado a cabo por el trabajador y, además, se ha informado a los trabajadores de la finalidad del tratamiento en los grupos de WhatsApp creados para así utilizar esta vía de comunicación en asuntos relacionados con el contrato de trabajo, condiciones laborales, organización y desarrollo de tareas de trabajo y reparto y manteniendo la confidencialidad sobre ellos (por tanto, se ha respetado la confidencialidad del trabajador).

En segundo lugar, la AEPD justifica que no es necesario obtener el consentimiento del trabajador para la inclusión de su teléfono particular en un grupo de WhatsApp, recordándonos el artículo 6.1 del RGPD. Este artículo regula la “licitud del tratamiento", estableciendo que la utilización de los datos solo será legal si se cumple al menos una de las siguientes condiciones:

• Existe un consentimiento por parte del interesado para utilizar los datos
• La utilización de los datos es necesaria para la ejecución de un contrato
• La utilización de los datos es necesaria para el cumplimiento de una obligación legal
• La utilización de los datos es necesaria para proteger intereses vitales
• La utilización de los datos es necesaria para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos
• La utilización de los datos es necesaria para la satisfacción de intereses legítimos

En relación con lo anterior, la AEPD entiende que la justificación para incluir al trabajador en un grupo de WhatsApp puede darse cuando ocurre cualquiera de las condiciones señaladas anteriormente. Aunque en el ámbito de las relaciones laborales, la utilización de los datos del trabajador se justifica, de forma principal, en la ejecución del contrato de trabajo, aunque ciertos datos también podrán utilizarse para cumplir las exigencias impuestas por la ley o por un convenio colectivo.

En conclusión, en este caso concreto, no se encontraron evidencias que acreditaran la existencia de infracción de la normativa de Protección de Datos. Por tanto, es legítimo incluir a un trabajador en un grupo de WhatsApp junto con otros trabajadores para coordinar sus tareas.

De hecho, como hemos visto, la AEPD desestimó la reclamación, justificando para ello que la legalidad de utilizar esos datos personales del trabajador encuentra su base jurídica en la ejecución del contrato de trabajo, y afirmó que en otros casos también podrían tratarse para cumplir las exigencias impuestas por la ley o por un convenio colectivo. Así pues, se confirma la posibilidad de utilizar como canal de comunicación el teléfono móvil privado del trabajador, siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

• Su uso sea imprescindible para la ejecución del trabajo
• Los datos sean los mínimos necesarios para el cumplimiento de los fines perseguidos
• Se respete la confidencialidad de los datos

Por último, si necesitas ayuda legal, puedes ponerte en contacto con nuestros especialistas en Protección de Datos en www.terminosycondiciones.es