Si has trabajado en una empresa de software o tecnología, enseguida asociarás el adjetivo “ágil” a una metodología que nació en 2001 con el Manifiesto Agile y sus 12 principios, orientados a conseguir la mejora constante a través del feedback del cliente.
No te equivocas: en nuestra búsqueda constante del Santo Grial del MICE dimos con la Metodología Ágil, comprobamos que se puede aplicar – con las necesarias abstracciones y personalizaciones - a la realidad de los eventos y decidimos que, en un entorno VUCA como el actual, puede ser de gran eficacia crear un vademécum para empresas que busquen un nuevo modus operandi más adecuado a navegar la época convulsa de la pandemia.
Creemos que la metodología Eventos Ágiles esbozada en este artículo puede aplicarse tanto a la gestión de una división o empresa de eventos como a un evento concreto, aunque se le exprime más jugo si los aprendizajes y mejoras se van aplicando a una serie de eventos a desarrollar con el mismo equipo, no necesariamente para el mismo Cliente.
Organizar eventos de forma ágil significa involucrar al Cliente en todos los pasos del diseño y organización del evento y empoderar a cada miembro del equipo para conseguir los máximos resultados y la mejora continua. De esta forma equipos implicados, cohesionados y autónomos, donde cada miembro tiene un rol determinado, crean, analizan y priorizan las tareas a realizar para cumplir con los objetivos del Cliente; entregan propuestas de valor en plazos muy breves; abrazan los cambios en los requerimientos y maximizan los resultados, gestionando recursos limitados y sin olvidar los siguientes retos, sean otras fases del mismo evento, otros eventos o diferentes proyectos. La rapidez y eficacia esenciales para la supervivencia de las Start up aplican a cualquier empresa que decida “agilizarse”.
Pensamos que una gestión más realista de las expectativas de todos los stakeholders es vital para la supervivencia y el posicionamiento estratégico de las empresas que ofrecen servicios de diseño y organización de eventos, y en entre los principales stakeholders incluimos a los empleados, los proveedores, los colaboradores, los medios de comunicación y por supuesto los Clientes.
Si hablamos de la estructura empresarial y su gestión de recursos humanos, una agencia ágil probablemente considere la opción de trabajar en red con profesionales freelance, o prefiera contratar a un equipo muy reducido ampliándolo para un proyecto concreto, lo que significa enfrentarse a los retos de la atracción del talento, condiciones de contratación y trabajo flexibles y una retribución que compense la posible falta de continuidad.
Entre los aspectos positivos de trabajar en una organización ágil, podríamos mencionar los siguientes:
- liderazgo basado en la confianza
- estructura horizontal, contacto directo con los tomadores de decisiones
- tiempo para innovar, equivocarse y aprender
- posibilidad de compartir aprendizajes y mejorar cada día, en beneficio del cliente y de uno mismo
Si en los eventos estamos acostumbrados a planificar hasta el mínimo detalle para permitirnos luego improvisar cuando la situación lo requiera, en una agencia de eventos ágil hay que tener claro que “better done than perfect”, o sea que mejor hecho que perfecto, y que ¡el presupuesto está vivo! En función de los cambios que se acuerden en cada reunión, que debería tener lugar cada día y con una duración de pocos minutos (las reuniones “dailies” de las organizaciones ágiles se hacen de pie y sirven para compartir desafíos y buscar soluciones entre todos), la inversión podrá modificarse y a veces no será posible reflejar cada mínimo cambio en un documento súper extenso, porque el tiempo que se requiere para esto, se dedica a la realización de tareas estratégicas.
El cliente tiene que aprender a confiar en el trabajo de la agencia sabiendo que en todo momento va a cuidar los intereses de todos los agentes involucrados… ¿una utopía?
Hay cada vez más empresas que funcionan con mentalidad ágil, en Pidelaluna events estamos decididos a defender la idea de aplicarla también a la industria de los eventos.
