En un contexto global, deslocalizado y de distancia social, la comunicación con clientes y colaboradores se realiza, casi en exclusiva, de manera virtual.
Afortunadamente, los avances tecnológicos permiten que las reuniones virtuales, videollamadas y videoconferencias ofrezcan una experiencia muy cercana a la de comunicar en persona. Y es que el vídeo online es el nuevo cara a cara; al menos, siempre que todos activemos la cámara.
Lamentablemente, conseguir esto es un gran reto, dando, a veces, la sensación de que hablamos al vacío, ante personas que están, pero no están.
Sean clientes o colaboradores, en una reunión de trabajo, cuando se les ha invitado por las razones adecuadas, su presencia es necesaria y su participación importante. Y es importante que puedan interactuar de manera fluida para poder, finalmente, llegar a un acuerdo. En este contexto, verse las caras ayuda mucho.
Es muy fácil que en reuniones online con más de cinco personas, algunos desconecten la cámara y el micrófono y estén a otra cosa. Y si están pero “no están”, su presencia aporta poco.
De hecho, incluso en una reunión virtual uno a uno con un cliente, esto es algo que también podría pasar y, aunque su intención no sea la de “no estar”, hay matices de la comunicación que se perderán si no puedes verle.
¿Cómo lograr que todos los participantes activen su cámara en tu próxima videollamada?
Lo primero es entender las razones por las cuales alguien podría no activarla. En mi experiencia en estos últimos doce meses, he identificado cuatro:
- No sabe hacerlo: debido a la falta de conocimiento y de práctica, no es capaz de usar con soltura los sistemas ni los equipos.
- No sabe que hay que hacerlo: debido a la falta de costumbre se le olvida que tiene que hacerlo y, ante tal falta de costumbre, puede que en el acto ni se dé cuenta de que no lo está haciendo.
- No puede hacerlo: ocurre habitualmente cuando la persona está en casa y su contexto personal o familiar lo dificulta (como me pasó con una alumna que amamantaba a su bebé).
- No quiere hacerlo: por razones específicas de cada individuo, puede que no le apetezca.
Lo segundo es comunicar en distintos momentos la necesidad de que todos activen su cámara. Aquí tienes algunas recomendaciones para aumentar las probabilidades de que los demás la conecten:
- Convocatoria
Indica en la convocatoria que la reunión será con cámara activada. Si tienes que ser delicado en este aspecto, puedes decir algo así como “Será genial poder vernos las caras en la próxima vídeo llamada”. Truco Jedi: prepara un mini tutorial de una página en el que expliques de manera simple cómo usar la plataforma y adjúntalo a la convocatoria.
- Configuración
Si la herramienta lo permite, configura la reunión de manera que, al entrar, cada participante llegue con la cámara puesta.
- Inicio
En los primeros minutos, cuando estés saludando y asegurándote de que se te escucha y se te ve, recuerda a todos que activen su cámara. Si lo dices de manera divertida, en lugar de autoritaria, saldrá mejor. Además, puedes incorporar el elemento del juego, premiando o dando mayor participación a las personas que la activen.
- Pregunta
Si alguien no lo hace, pregúntale en privado y con elegancia si pasa algo que se lo impida. Como viste hace un momento, a veces es por culpa de no saber hacerlo, otras por olvido, algunas por indisposición real; y mejor no llamar la atención de nadie en público, si puedes evitarlo.
Ahora bien, una vez activada la cámara, ¿cómo te aseguras de proyectar una imagen profesional? En este otro artículo que publiqué en este diario, te ofrezco algunas recomendaciones.
El vídeo online es el nuevo cara a cara, siempre que todos activemos la cámara.
Sigue estos consejos y tus videollamadas serán más exitosas.
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