En breve, se cumplirán dos años de la entrada en vigor de la Directiva europea de whistleblowing, que impone la obligación de implantar un canal de denuncias en todas las compañías con 50 o más trabajadores, así como para la mayoría del sector público, salvo para aquellos ayuntamientos con menos de 10.000 habitantes.

La normativa europea debe ser traspuesta por una ley española, pero la cuenta atrás termina en diciembre de este mismo año, así que asistimos a una urgencia doble: de un lado, la del legislador, que debe aprobar el instrumento nacional con todos los matices que resulten oportunos; del otro, la de las empresas y organismos, que deben contar con un canal activo y en funcionamiento antes de finales de año.

Las razones por las que resulta necesario contar con este tipo de canales van más allá de la obligación legal. Los canales de denuncia constituyen el mecanismo de control del cumplimiento normativo por excelencia, puesto que permiten trabajar a la vez de forma detectiva, correctiva y preventiva.

Según el último informe realizado por la Association of Certified Fraud Examiners, los canales de denuncia aportan hasta el 40% de los indicios necesarios para prevenir irregularidades, frente al 14% que aportan las auditorías internas o el 3% de las auditorías externas. Los porcentajes ayudan a hacernos una idea del impacto real de los canales de denuncia cuando han sido diseñados a propósito de las necesidades de la organización y su implementación y gestión garantiza la indemnidad del denunciante o alertador.

Además, no debe confundirse la protocolización e implementación del canal como un hito sencillo o fácil de acometer. Exige diseñar en base al contexto y alcance de la empresa y establecer unas políticas y procedimientos reglados que permitan la investigación de las denuncias formuladas con pleno respeto hacía los derechos de los trabajadores implicados.

La Agencia Española de Protección de Datos ha recordado recientemente que la normativa española ya permite la puesta en marcha de sistemas de denuncia, siempre y cuando garanticen la transparencia en cuanto a las facultades de investigación del empleador, la proporcionalidad y limitación de la finalidad en el curso de la investigación por parte del instructor y la supresión de los datos personales relacionados, que deberán conservarse únicamente el tiempo necesario para la investigación de los hechos y, como máximo, por un plazo de tres meses.

Ese ejercicio de buscar el equilibrio y la ponderación en la fase de investigación, así como la necesidad de garantizar la indemnidad y evitar los conflictos de interés, es lo que aconseja que la gestión diaria del canal, así como la instrucción e investigación de las denuncias, esté en manos de profesionales externos a la organización, sin perjuicio que tal extremo no sea una obligación. Que la gestión o impulso de la denuncia esté externalizada, como un trabajo de asesoramiento al órgano decisor, puede contribuir a reforzar la confianza de empleados, como si se tratara de una mayor garantía de independencia y objetividad.

La normativa europea permite, aunque no exige, que las denuncias sean anónimas. Lo cierto es que el anonimato en sí no supone necesariamente una garantía, puesto que el mayor incentivo para alertar con indemnidad viene acompañado también de un halo eventualmente perjudicial, en caso de uso fraudulento del canal para realizar denuncias falsas, calumnias o injurias frente a trabajadores de la organización. La decisión entre confidencialidad y anonimato es discrecional por parte de la dirección de la empresa y debe valorar los pros y los contras antes mencionados.

La directiva europea también abre la puerta a premiar a los alertadores. De hecho, se trata de un modelo consolidado en perspectiva comparada. Por ejemplo, en Estados Unidos, en 2017, las empresas premiaron a un 12% de los denunciantes, que contribuyeron a recuperar un total de 392 millones de dólares. Así que no hay que descartar el premio como incentivo principal para que empleados y colaboradores actúen siguiendo las reglas del código ético o de conducta de la organización.

En definitiva, las empresas y organismos deben adaptarse en un tiempo récord y adoptar canales internos que permitan prevenir y reaccionar frente a incumplimientos e irregularidades. Se trata de una medida muy útil ya que permite tomar el control sobre todo lo que sucede dentro de la empresa y garantizar así el pleno respeto hacía la cultura de cumplimiento.